การสร้างระบบจัดเก็บเอกสารที่จัดเก็บเอกสารของคุณจะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจว่าคุณจะพบเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย นี้อาจดูเหมือนชัดเจนกับคนที่ไม่ได้สมาธิสั้น; แม้กระนั้นเมื่อคุณมี ชีวิตอยู่กับโรคสมาธิสั้น กองกระดาษความกลัวและความห่วงใยในการค้นหามักจะจับมือกันเมื่อคุณกำลังมองหากระดาษชิ้นใดชิ้นหนึ่ง
การตั้งค่าและบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ช่วยให้คุณรู้สึกสบายใจคือการใช้เวลาที่เหมาะสม สิ่งหนึ่งที่จะช่วยยับยั้งผู้ป่วยสมาธิสั้นจากการตั้งระบบการจัดเก็บข้อมูลคือสามารถรู้สึกท่วมท้น
สร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบไร้สมาธิสั้น
ดังนั้นนี่คือ 6 ขั้นตอนง่ายๆสำหรับการสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นมิตรกับผู้ป่วยสมาธิสั้น
เลือกตู้เก็บเอกสารที่คุณชอบ คุณจะมีแนวโน้มที่จะใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารมากขึ้นถ้าคุณชอบวิธีการที่คณะรัฐมนตรีกำหนด เลือกหนึ่งที่เหมาะกับการตกแต่งบ้านและบุคลิกภาพของคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการลิ้นชักกี่แผ่นให้สร้างระบบการปฏิบัติโดยใช้กล่องของนายธนาคาร วางไฟล์ที่แขวนไว้ในกล่องและทดสอบเป็นเวลา 1 หรือ 2 เดือนก่อนที่จะลงทุนในเฟอร์นิเจอร์
โฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ ทุกระบบการจัดเก็บต้องมีโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ มีหนึ่งโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ต่อหัวข้อตัวอย่างเช่น "งบการเงินธนาคาร 2016" เอกสารที่เกี่ยวข้องสามารถไปที่โฟลเดอร์ที่แขวนไว้ได้โดยตรง ไม่จำเป็นต้องเข้าไปในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากก่อน
ป้ายกำกับ ฉลากแต่ละโฟลเดอร์ที่แขวนไว้ชัดเจน คุณสามารถเขียนฉลากพิมพ์หรือใช้เครื่องชงฉลาก ถ้าคุณไม่สามารถอ่านฉลากหรือลืมติดฉลากโฟลเดอร์คุณสามารถใส่เอกสารในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้องได้ง่ายและระบบจัดเก็บข้อมูลจะไม่เป็นประโยชน์ สิ่งที่คุณเขียนลงบนฉลากเป็นทางเลือกของคุณ
ทำในลักษณะที่เหมาะสมกับคุณเพื่อให้คุณสามารถหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียน "งบธนาคาร" ชื่อธนาคารหรืออย่างอื่นที่มีความหมายกับคุณ
จัดโฟลเดอร์ การมีสมาธิสั้นหมายความว่าความคิดของคุณมีความคิดสร้างสรรค์มากกว่าเชิงเส้นและวิธีการ จัดระเบียบ ตู้เก็บเอกสารของคุณสามารถสะท้อนถึงสิ่งนั้นได้ ระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณไม่จำเป็นต้องจัดเรียงตามตัวอักษร! คุณอาจตัดสินใจที่จะจัดกลุ่มโฟลเดอร์ทาง การเงิน ทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกันรวมถึงโฟลเดอร์สุขภาพทั้งหมดของคุณด้วยกันหรือด้วยวิธีอื่นที่มีเหตุผลสำหรับคุณ
ใช้สี การใช้สีในระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณเป็นแนวคิดที่ดี ผู้ที่มีสมาธิสั้นมีภาพที่ชัดเจนดังนั้นการใช้โฟลเดอร์ที่แขวนสีสันสดใสจะทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้น หากคุณจัดกลุ่มรายการที่คล้ายกันไว้ในโฟลเดอร์ที่มีสีเดียวกันก็จะช่วยคุณค้นหาสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็วด้วย ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีโฟลเดอร์สีแดงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อทางการเงิน
ทำให้โฟลเดอร์มีความคล่องตัว อย่ายุ่งเกินไปกับโฟลเดอร์ของคุณ! โฟลเดอร์ขนาดใหญ่จะทำให้ยากต่อการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารเพราะจะเป็นการยากที่จะเพิ่มเอกสารใหม่ ดังนั้นคุณอาจถูกล่อลวงเพื่อหยุดการใช้ระบบจัดเก็บข้อมูล
หากโฟลเดอร์ของคุณกำลังใหญ่ขึ้นนี่คือสิ่งที่ต้องทำ:
- ฉีกเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป ดูบทความนี้เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสารแต่ละฉบับ
- แบ่งหัวข้อเป็นหัวข้อเล็ก ๆ ตัวอย่างเช่นแทนที่จะใส่ไฟล์ภาษีทั้งหมดลงในโฟลเดอร์เดียวที่มีป้ายกำกับว่า "ภาษี" ให้สร้างโฟลเดอร์แยกกันสำหรับปีภาษีแต่ละ ๆ (เช่นภาษี 2016 ภาษีปี 2015 ภาษี 2013)
- ใส่เอกสารสำคัญลงในโฟลเดอร์เท่านั้น ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณได้รับใบเรียกเก็บเงินให้วางบิลไว้ในโฟลเดอร์หลังจากจ่ายเงิน แต่อย่าใส่ซองที่เข้ามาด้วยเช่นกัน